POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
de Boilard, Renaud Notaires inc.
Préambule
En tant qu’étude notariale, il est essentiel à la prestation de nos services professionnels que nous ayons accès à des renseignements personnels concernant nos clients.
L’objectif de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels de Boilard Renaud Notaires inc. est essentiellement de vous informer sur la façon dont nous recueillons,
utilisons, conservons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.
Celle-ci s’applique tant pendant qu’après la prestation de nos services.
Les renseignements ou les catégories de renseignements collectés
Un renseignement personnel est défini par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, c. P-39.1 comme étant «tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier».
Les renseignements personnels que nous recueillons vous concernant sont nécessaires à la prestation des services professionnels pour lesquels vous nous avez mandatés.
Il peut s’agir notamment, mais non limitativement:
- De renseignements pour vous identifier ou pour vous contacter, tels vos noms, adresse civique, adresse électronique, numéro de téléphone, date de naissance, état civil, renseignements figurant sur une pièce d’identité, etc.;
- De renseignements relatifs aux services offerts, tels la nature du (ou des) mandat(s) que vous nous avez confié(s);
- De renseignements de nature financière, tels de l’information relative à une hypothèque, un compte bancaire ou des données de paiement;
- De renseignements relatifs à votre emploi ou à votre entreprise et/ou que nous détenons sur vous à titre de représentant autorisé, de mandataire, d’administrateur, de dirigeant ou d’actionnaire, notamment;
- Tout autre renseignement personnel fourni ou obtenu;
Les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis
Nous collectons, utilisons et divulguons des renseignements personnels aux fins de la prestation de nos services professionnels, ceci incluant le volet administratif (ex: facturation, recouvrement de nos honoraires, etc.), ou encore lorsque permis ou exigé par la loi ou pour respecter nos obligations professionnelles, légales, réglementaires ou déontologiques.
Des renseignements personnels peuvent également être obtenus ou utilisés dans le cadre de recrutement de personnel, pour la conduite de nos affaires à l’interne, ou pour toute autre fin à laquelle vous avez consenti.
Les moyens par lesquels ces renseignements sont recueillis
En général, nous recueillons vos renseignements personnels auprès de vous-mêmes, dans le cadre de la prestation des services que nous vous rendons.
Il arrive aussi que des tiers nous fournissent des renseignements personnels vous concernant lorsque ces derniers sont autorisés à le faire (ex: courtier immobilier, institution financière, etc.).
Il nous arrive également d’obtenir des renseignements vous concernant auprès de dossiers ou registres publics accessibles, selon ce que la loi permet ou lorsque nous avons obtenu l’autorisation nécessaire.
Nous obtenons des renseignements par tout moyen physique (ex: document que vous nous remettez en personne ou nous transmettez par la poste), verbal (ex: par téléphone) ou technologique (ex: courriel, plateforme internet) approprié.
Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une personne autre que vous-mêmes (ex: conjoint(e), associé(e), etc.), assurez-vous d’avoir obtenu le consentement de cette personne au préalable.
Par ailleurs, nous vous recommandons d’attendre que nous ayons confirmé l’acceptation du mandat que vous souhaitez nous confier, le cas échéant, avant de nous transmettre des renseignements confidentiels.
La durée de conservation des renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels pendant toute la durée nécessaire à la prestation de nos services professionnels et au recouvrement des honoraires liés à ceux-ci, ainsi qu’aussi longtemps que nécessaire pour nous conformer à nos obligations professionnelles, légales, réglementaires et déontologiques.
Les mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements
Nous maintenons en place des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives raisonnables afin d’assurer la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels.
De plus, les professionnels à notre emploi (notaires et avocats) et notre personnel qui ont accès et traitent ces renseignements le font avec toute la discrétion, la vigilance et l’éthique nécessaires. Notamment, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail ont droit de le faire.
Voici une énumération non-exhaustive de certaines mesures en place pour assurer la confidentialité et éviter, autant que possible, toute atteinte à la sécurité des renseignements que nous détenons:
- Règles de pratique interne relatives à la gestion et à la protection des renseignements personnels. Ces règles de pratique interne incluent notamment l’encadrement applicable à la conservation et à la destruction des renseignements personnels ainsi que les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements détenus.;
- Formations dispensées annuellement à nos professionnels et à notre personnel en matière de protection des renseignements personnels;
- Entente de confidentialité signée par tous nos employés;
- Protection de l’accès à nos dossiers physiques et informatiques par des mesures de sécurité informatiques, administratives et physiques.
Il faut souligner, cependant, qu’aucun moyen de stockage ni aucune méthode de transmission n’est sécuritaire à 100%. Bien que nous déployions tous les efforts nécessaires, nous ne pouvons malheureusement pas vous garantir la sécurité absolue des renseignements que vous nous transmettez ou qui nous sont fournis. Ainsi, vous assumez et acceptez un certain risque. Notamment, nous ne pouvons pas vous assurer que vos renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits découlant d’une violation de nos mesures de sécurité et de protection. Si jamais vous avez des raisons de penser que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à communiquer sans délai avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées à la Section 8 de la présente Politique.
À qui des renseignements personnels peuvent être communiqués
Nous ne communiquons vos renseignements personnels à des personnes ou à des institutions tierces que lorsque cela est nécessaire aux fins de la prestation des services professionnels pour lesquels ils ont été obtenus, pour la conduite de nos affaires (administration, etc.), ou encore lorsqu’exigé par les lois applicables.
Nous tâchons de limiter les renseignements fournis au strict nécessaire.
Lorsque nous sommes appelés à partager des renseignements personnels avec des tiers dans le cadre de notre prestation de services, nous nous assurons au préalable que vous y consentez ou que la loi nous le permet. Lorsque requis, nous obtenons généralement un consentement écrit de votre part. Ceci dit, votre consentement peut aussi être donné de vive voix ou découler de vos actes et être considéré valide.
Il arrive que nous retenions les services de fournisseurs tiers pour accomplir certaines tâches dans le cadre de notre prestation de services ou dans le cadre de l’administration de notre entreprise. Dans tous les cas, nous effectuons les efforts raisonnables pour s’assurer que ces tiers protègent vos renseignements personnels conformément aux exigences légales en la matière et qu’ils les utilisent uniquement aux fins pour lesquelles nous les leur divulguons.
Vos renseignements personnels sont généralement traités et conservés au Québec. Dans l’éventualité où la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec était nécessaire dans le cadre de la prestation de nos services, nous obtiendrons votre consentement (si requis) et ferons les efforts nécessaires pour tenter de nous assurer que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate.
Enfin, soyez assurés que:
- Nous ne vendons jamais vos renseignements;
- Nous ne fournissons pas vos renseignements à des tiers pour des fins de marketing ou de publicité;
- Nous ne recueillons aucun renseignement sur les personnes qui consultent notre site internet via celui-ci (ex: témoins);
- Nous n’avons recours à aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou de vous profiler.
Vos droits eu égard à vos renseignements personnels
Sous réserve de nos obligations professionnelles, légales, réglementaires et déontologiques, vous pouvez en tout temps, moyennant un préavis raisonnable, refuser ou demander que cesse la collecte ou l’utilisation de vos renseignements personnels.
De plus, si vous nous avez donné votre consentement à la divulgation et à la communication de renseignements, vous pouvez en tout temps, moyennant préavis raisonnable, révoquer ce consentement.
Dans ces deux cas de figure, cependant, il vous faut prévoir la possibilité que nous soyons alors contraints de cesser notre prestation de nos services à votre égard. Le cas échéant, nous nous réservons le droit de vous exiger le paiement des honoraires et frais déjà engagés.
Par ailleurs, en tout temps, vous pouvez demander d’avoir accès aux renseignements que nous détenons sur vous. Vous pouvez aussi nous demander de les modifier, de les supprimer, de les corriger ou de les mettre à jour s’ils ont changé.
Si jamais vous estimez que nous avons mal géré ou protégé vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte. Nous vous invitons toutefois à nous contacter dans un premier temps. Nous prendrons le temps d’évaluer votre plainte et de discuter avec vous de possibles solutions, le cas échéant.
Pour l’exercice de tous vos droits relatifs à vos renseignements personnels mentionnés ci-dessus, nous vous invitons à transmettre un avis écrit à cet effet au professionnel (notaire ou avocat) de Boilard, Renaud, Notaires Inc. responsable de votre dossier et/ou à notre Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées à la Section 8 de la présente Politique.
Veuillez prévoir un délai d’environ quinze (15) jours ouvrables pour le traitement initial de tout avis ou demande ainsi formulée. Tout dépendant de la nature de la demande ou du droit souhaitant être exercé, nous vous informerons de la procédure et des délais de traitement et de réponse applicables.
Si jamais nous refusons votre demande en tout ou en partie, nous vous expliquerons les raisons de notre refus, nous vous référerons aux lois ou règlements qui le justifient, et nous vous exposerons vos droits pour contester ce refus, le cas échéant.
Notre responsable de la protection des renseignements personnels
Nous avons désigné et nommé, au sein de notre entreprise, une personne Responsable de la protection des renseignements personnels. Il s’agit de Me Amélie Ruest, notaire associée.
Ses coordonnées sont les suivantes:
Me Amélie Ruest, notaire
aruest@boilardrenaud.com
418-337-2222 poste 252
Boilard, Renaud Notaires inc.
196, avenue Saint-Michel
Saint-Raymond (Québec)
G3L 3W6
Vous pouvez lui adresser tout avis, demande ou question relative à l’exercice de vos droits. Vous pouvez aussi vous adresser à elle pour toute question relative à la présente Politique ou pour obtenir plus d’informations relatives ce qui y est évoqué.
Notre responsable de la protection des renseignements personnels tient un Registre des incidents de confidentialité conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
Si un incident de confidentialité survient, il sera traité en suivant notre Plan de réponse aux incidents établi à l’interne et conformément à la Loi. Notamment, s’il est évalué qu’un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, vous en serez avisé.
Entrée en vigueur et mise à jour de la présente politique
La présente Politique a été approuvée par les dirigeants de notre entreprise et par notre responsable de la protection des renseignements personnels. Elle entre en vigueur en septembre 2023.
La présente Politique pourrait être modifiée de temps à autre dans l’avenir, lorsque nécessaire. Elle sera révisée annuellement pour s’assurer qu’elle soit à jour.
La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois en septembre 2023.